PowerPoint 2010 Hinzufügen von alternativem Text

In den Programmen Microsoft Excel 2010, Outlook 2010, PowerPoint 2010, Word 2010 besteht die Möglichkeit alternative Texte einzufügen um zum Beispiele Bildschirmsprachausgaben von Objektinhalten zu ermöglichen. Im Folgenden wird beschrieben wie alternative Texte für Formen, Bildern, Diagrammen, Tabellen, SmartArt-Grafiken oder anderen Objekten erstellt werden können.

Alternative Texte hinzufügen

Um das Fenster zu öffnen, in dem die Möglichkeit besteht alternative Texte zu erfassen, muss das Objekt, das mit dem Text versehen werden soll, mit der rechten Maustaste angeklickt werden. Bei einigen Objekten, wie zum Beispiel SmartArt-Grafiken oder Diagrammen, ist darauf zu achten, dass sich die Auswahl nur dann für das gesamte Objekt bezieht, wenn nicht auf einzelne Formen oder Elemente des Objekts, sondern auf den Objektrahmen geklickt wird. Im sich öffnenden Kontextmenü ist anschließend der Menüpunkt „Objekt formatieren“ auszuwählen, worauf sich ein Fenster zum Formatieren des Objekts öffnet. In diesem Fenster muss im oberen Bereich der Reiter „Alternativtext“ angeklickt und dann im Feld „Beschreibung“ der gewünschte Text für die ausgewählten Formen, Bilder, Diagramme, Tabellen, SmartArt-Grafiken oder sonstigen Objekten eingetragen werden. Das Feld „Titel“ bietet zusätzlich die Möglichkeit eine Zusammenfassung von Beschreibungen zu hinterlegen, was sich vor allem bei ausführlichen Beschreibungstexten anbietet.

Besonderheiten beim Erstellen von Alternativtexten für Tabellen

Will man Alternativtexte für Tabellen hinterlegen so ist eine Besonderheit zu beachten. Nachdem die Tabelle mit der rechten Maustaste angeklickt wurde, ist im sich öffneten Kontextmenü der bei allen anderen Objekten auszuwählende Menüpunkt „Objekt formatieren“ nicht vorhanden. Stattdessen ist hier die Auswahl „Tabelleneigenschaften“ zu treffen. In Microsoft Excel2010 gibt es zusätzlich noch die Möglichkeit Alternativtexte zu einer PivotTable einzufügen. Hier lautet die entsprechende Auswahl im Kontextmenü „PivotTable-Optionen“. Im Anschluss an die Auswahl des, für das verwendete Objekt korrekten Menüpunktes, sind die gleichen Schritte durchzuführen wie sie oben beschrieben sind.

Alternativtexte per Schnellzugriff in der Symbolleiste

Um das Erfassen von Alternativtexten zu erleichtern besteht die Möglichkeit eine entsprechende Funktion in die Symbolleiste aufzunehmen. Dazu muss man als Erstes das Menü „Symbolleiste für den Schnellzugriff anpassen“ per Klick auf den Pfeil in der linken oberen Ecke über dem Menüband öffnen. Dort ist dann der Menüeintrag „Weitere Befehle“ anzuklicken. In den sich öffnenden Optionen ist unter „Befehle auswählen“ in der Auswahlbox „Befehle nicht im Menüband“ zu wählen. Daraufhin wir unter anderem der Punkt „Alternativtexte“ angezeigt, der durch Betätigen des Buttons „Hinzufügen“ in die Symbolleiste für den Schnellzugriff aufgenommen wird.