Überprüfen der Rechtschreibung und Grammatik bei PowerPoint 2010

Um Rechtschreibung und Grammatik zu überprüfen, sind in den Anwendungen von Microsoft bereits Tools eingebaut, die in der Regel auf die gleiche Weise funktionieren. So wird die Rechtschreibprüfung in Access, Excel, InfoPath, OneNote, Outlook, PowerPoint, Publisher, SharePoint Designer, Visio und Word für die Programmedition 2010 gleich oder ähnlich ausgeführt.

Der Anwender kann wählen, ob die Korrektur bereits während der Eingabe oder erst am Ende ausgeführt wird. Erweitert werden die Korrekturoptionen durch die AutoKorrektur, die typische Fehler, wie bspw. zweifache Großbuchstaben am Beginn eines Wortes korrigiert.

Zunächst muss festgelegt werden, nach welchen globalen Einstellungen die Korrekturen durchgeführt werden. So können manche Worte, wie Internetadressen, von der Korrektur ausgeschlossen oder sich wiederholende Worte gekennzeichnet werden und manches mehr.

Worte, die eventuell der Korrektur bedürfen, werden von den Anwendungen mit farbigen Wellenlinien unterlegt. Grün kennzeichnet mögliche Grammatik-, rot mögliche Rechtschreibfehler. Ergänzt wird diese Anzeigeform durch blaue und violette Wellenlinien, die mögliche Formatierungsfehler anzeigen, bzw. Fehler in der XML-Struktur.

Wird die Korrektur durchgeführt, bieten die Programme verschiedene Korrekturvorschläge an. Diese werden sichtbar nach einem rechten Mausklick auf das Wort. Nun kann ein Korrekturvorschlag ausgewählt, das Wort zum Benutzerwörterbuch hinzugefügt oder der vermeintliche Fehler für das gesamte Dokument ignoriert werden.

Outlook und Word bieten neben der Rechtschreibkorrektur die Korrektur der Grammatik an. Wie in der Rechtschreibkorrektur erhält der User mehr Informationen über den reklamierten Ausdruck durch Rechtsklick mit der Maus auf den unterstrichenen Textteil. Die Option "Informationen zu diesem Satz" erläutert, warum das Programm die angewandte Grammatik für fragwürdig hält. Unvollständige Sätze können hier gut erkannt werden.

Microsoft gibt selbst zu, dass die mitgelieferten Korrekturoptionen einen eher geringen Umfang haben. Insbesondere das Wörterbuch entspricht nicht einem umfangreichen Sprachschatz. Das mitgelieferte Wörterbuch kann jedoch, wie oben beschrieben ausgebaut werden. Hierzu die Worte, die regelmäßig gebraucht werden, einfach dem Benutzerwörterbuch hinzufügen. Insbesondere bei manchen Eigennamen oder Fachausdrücken wird dies die Regel sein und die Mühe durch Zeitersparnis in der Korrekturphase belohnt.