PowerPoint 2013: Was tun beim Arbeiten mit unterschiedlichen Powerpoint-Versionen?

Nicht selten kommt es vor, dass Personen, mit denen man zusammenarbeiten möchte, noch nicht über die neueste PowerPoint Version 2013 verfügen. Viele haben schon die Erfahrung gemacht, dass bei entsprechenden Version unterschieden mit unter auch die Formatierung verrutscht oder gewisse Medien einfach gar nicht angezeigt werden können. Nun kann man nicht von jedem, mit dem man zusammenarbeitet, verlangen, dass derjenige sich die neueste PowerPoint Version 2013 kauft. Doch wie kann man die Versionsunterschiede umgehen, ohne dass sich eine der beiden zusammenarbeitenden Parteien ein neues Programm installieren muss?

In PowerPoint 2013 eine Präsentation öffnen, die mit PowerPoint 2007 erstellt wurde

Wenn man eine Präsentation bekommt, die mit PowerPoint 2007 erstellt wurde, und man selber möchte sie in Version 2013 öffnen, so muss man folgendermaßen vorgehen. Zunächst einmal erkennt PowerPoint 2013, wenn die geöffnete Datei von einer älteren PowerPoint Version erstellt worden ist. Das sieht man daran, dass in der Titelleiste von PowerPoint 2013 das Wort [Kompatibilitätsmodus] angezeigt wird. Wäre der Kompatibilitätsmodus nicht angeschaltet, so würden möglicherweise Videos, Formatierungen wie zum Beispiel Zeilenumbrüche und Abschnitte völlig verrutscht und durcheinandergebracht. Wenn die Arbeit mit demjenigen, der nicht über eine PowerPoint Version jünger als 2007 verfügt, weitergehen soll, kann man nach wie vor im Kompatibilitätsmodus arbeiten. Wenn allerdings niemand darauf angewiesen ist, dass die Präsentation in einer mit 2007 kompatiblen Version bereitgestellt wird, bietet es sich an, die Präsentation in das aktuelle Dateiformat zu konvertieren. Dazu geht man einfach auf „Datei“, im Reiter auf „Informationen“ und dort auf die Funktion „konvertieren“.

In Powerpoint 2007 eine Präsentation öffnen, die mit PowerPoint 2013 erstellt wurde

Sollte allerdings die Präsentation bereits im neuen 2013 Format vorhanden sein, und der Kollege möchte die Datei mit seiner 2007er Version öffnen, so erhält der Kollege die Aufforderung, das kostenlose Compatibility Pack herunterzuladen und zu installieren. Dann verfügt auch das PowerPoint 2007 über einen Kompatibilitätsmodus für ein 2013er Format und kann die Datei entsprechend bearbeiten. Allerdings ist es so, dass selbst im Kompatibilitätsmodus von PowerPoint 2007 die neuen Funktionen von PowerPoint 2013 nicht angezeigt werden können. Das bedeutet, wenn man mit beiden Versionen zusammenarbeitet, sollte man darauf achten, dass man in seiner Präsentation keine ausschließlich in der Version 2013 vorhandenen Funktionen verwendet. Um sicherzugehen, dass auch die Arbeit in älteren Versionen angezeigt werden kann, gibt es die Möglichkeit, die Präsentation auf ihre Kompatibilität mit älteren Versionen zu testen. Dazu geht man wieder auf „Datei“, geht im Reiter runter auf „Informationen“, wählt dort dann den Unterpunkt „Auf Probleme überprüfen“ an und findet dort dann die Funktion „Kompatibilität prüfen“ vor. Nun zeigt einem PowerPoint 2013 alle in die Präsentation eingebauten Funktionen an, die möglicherweise Kompatibilitätsprobleme hervorrufen könnten. Nun kann man entscheiden, ob diese für die weitere Zusammenarbeit entfernt werden sollen oder nicht.

Natürlich ist es auch möglich, in PowerPoint 2013 die Präsentation im Dateiformat für 2007 abzuspeichern. Aber auch hier muss dann von den Funktionen, die in der 2013er Version neu zur Verfügung stehen, abgesehen werden.