Kommentare in einer Präsentation verwenden in PowerPoint 2013

Nicht selten kommt es vor, dass man so manche PowerPoint-Präsentation gemeinsam in einer Arbeitsgruppe vorbereitet. Selbstverständlich kann man sich innerhalb der Arbeitsgruppe gemeinsam vor den Computer setzen, und die PowerPoint Präsentation gestalten, aber auch asynchrones Arbeiten an einer Präsentation ist möglich. Dieses vor allem dann wichtig, wenn es Schwierigkeiten gibt, die Termine der Gruppenteilnehmer zu koordinieren, oder sich die Gruppenteilnehmer weit voneinander entfernt befinden. PowerPoint 2013 bietet auch für solche Fälle eine Lösung. Man kann beim Arbeiten an den Präsentationen Kommentare einfügen, die es den Gruppenteilnehmern ermöglichen, die Veränderungen, die von dem einen oder anderen innerhalb der Gruppe an der Präsentation vorgenommen wurden, zu erklären und zu diskutieren. Darüber wird die Verständigung über den Arbeitsgegenstand erheblich erleichtert. Wie verwendet man allerdings diese Kommentarfunktion?

Wenn man eine Folie in der Präsentation angeklickt hat, hat man in der oberen Menüleiste in PowerPoint 2013 eine Schaltfläche namens „Kommentar“. Mit einem Klick hierauf öffnet sich die Kommentarfunktion. Dann erscheint am rechten Rand die Liste mit den bereits gespeicherten Kommentaren.

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Die Kommentare sind grau hinterlegt und rot umrandet. Man sieht direkt, welche der Kollegen in der Gruppe den Kommentar geschrieben hat und unter dem Kommentar gibt es auch direkt die Möglichkeit, auf den Kommentar zu antworten. Damit ist es möglich, selbst über präzise Detailfragen gezielt zu diskutieren, ohne dass man den Überblick in der Diskussion verliert.

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Wenn man eine etwas größere Präsentation hat, und man möchte sich einen Überblick darüber verschaffen, was die Kollegen zuletzt bearbeitet haben, ist es auch möglich, oben in der Menüleiste zwischen den Kommentaren hin und her zu wechseln. Über die Schaltflächen „Vorheriger“ und „Nächster“ kann man dann in der Reihenfolge der Folien die gespeicherten Kommentare einsehen.

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Wenn es mehrere Kommentare zu einer Folie gibt, und diese sich auf spezielle Details in der Folie beziehen, sieht man hinter den jeweiligen Folienteilen eine kleine Sprechblase. So hat man direkt den Überblick darüber, worüber auf der jeweiligen Folie diskutiert wird. Sollte man diese Sprechblasen nicht sehen können, so ist es möglich, dass diese Funktion ausgeschaltet ist. Um sie anzeigen zu können, klickt man in der Werkzeugleiste zu den Kommentaren am oberen Rand auf die Schaltfläche „Kommentare anzeigen“. Daraufhin öffnet sich ein kleines Dropdownmenü mit zwei Optionen. Wenn hier die Option „Markup anzeigen“ aktiviert ist, werden auch die Sprechblasen in den Folien angezeigt.

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Wenn eine Folie komplett bearbeitet ist, kann man der besseren Übersicht zuliebe, die Kommentare auch wieder entfernen dies geht ganz einfach über das kleine „X“ in der Ecke oben rechts des Kommentarfensters.

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So lassen sich die Kommentare dann effektiv bei der asynchronen Bearbeitung einer Präsentation durch mehrere Gruppenmitglieder nutzen.